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英語メールは定型化するーできるだけ速くメールを書く方法

英語
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外資系企業で働くと、英語メールを書く機会が増えます。
メールにはメールのルールや習慣があるので、慣れないうちはかなり時間がかかってしまうと思います。
そこで、できるだけ速くメールを書く方法を紹介します。

書籍などの教材を購入する必要は無い

英語メールでよく使うフレーズなどの本も出版されています。
まじめな方は本を読んで勉強しようと思うかもしれませんが、メールに関しては書籍などの教材で勉強する必要はありません

わからないことがあれば、グーグルで「(調べたい表現の日本語) 英語」で検索します。
例えば「申し訳ございません」の表現がわからなければ、
「申し訳ございません 英語」
「申し訳ございません 英語 ビジネス」
などでググればOkです。

また、文章の組み立て方がわからないときはGoogle翻訳を使います。
Google翻訳の精度もだいぶ上がっていますが、ポイントとしては「できるだけ簡潔な日本語を入力する」「婉曲表現、あいまいな表現は避ける」ことです。
文法や単語をチェックして、おかしいと思ったところは自分で修正します。

自分だけの単語帳を作っておく

日本語のビジネスメールでも一緒ですが、よく使う表現、やりとりの中で絶対に出てくる表現って決まってますよね。
例えば日本語であれば「よろしくお願いいたします」「承知いたしました」「ありがとうございます」などは必ずといっていいほど使うと思います。

そこで絶対にやっておいたほうがいいのは、エクセルで自分の単語帳を作っておくことです。
ここに、今後も使いそうな表現・汎用性の高そうな表現・こういう言い方もあるのか!と思った表現などを記録しておきます。

特に、英語ネイティブの人が書いたメールには注目しておいて、使える表現がないか探しましょう。

少し面倒ではありますが、この手間を省くと、逆にのちのち苦労します。
記憶力に自信のある人ならともかく、普通の人間は、すぐに忘れるものです。
後から「この間調べた表現なんだっけ・・・」と思っても、そこにたどり着くまでにかえって時間がかかったりします。

特にメールの場合は、よく使う表現は決まっています
それらをすぐに取り出せるようにしておくことが時短につながります。

英語メールの定型化

英語のメールを書くとき、一番無駄なのは、宛名や署名、挨拶などの定型部に迷って時間を取られることです。
これらの部分は何と書くか決めておいて、毎回同じ表現を使えばOKです。
※最初は堅めの表現から入って、相手に合わせてカジュアルにしていくと良いと思います。

宛名:Dear~ または Hi~

宛名に関しては、偉い人や社外の人、距離感のある人には最初は「Dear 〇〇(相手の名前)」と書いておけば問題ないです。
それ以外は基本的に「Hi 〇〇(相手の名前)」で統一でOKです。

最初にDearと書いていても、相手との関係性がくだけてきたら、Hiにしましょう。
Dearは結構堅苦しく感じます。

挨拶:基本なしで本題に入ってOK。初回は名乗る

日本語のビジネスメールの場合、「いつもお世話になっております」などの挨拶が最初に入ることが多いですが、英語メールは基本挨拶なしでOKです。

どうしても何か書きたかったら

  • Hope you are well
  • Hope all is well

などと書いておけば無難です。

ただし初対面の場合は、自分の名前・所属を最初に名乗っておきましょう。
「This is 〇〇(自分の名前) from 〇〇 (会社名・部署名など所属)」でOKです。

また、相手からのメールへの返信などの場合は、必要に応じてお礼・謝罪を最初に入れましょう。
例えばこういった文章がよくつかわれます。

  • Thank you for your prompt response=迅速な対応(返信)ありがとうございます
  • Sorry for the late reply=返信が遅くなり申し訳ありません

本題:要件を伝える

英語メールの場合、宛名の後にいきなり本題に入って問題ありません。
距離が近く、メールの内容をすぐに理解できる相手の場合は、唐突に「Can you~?」や「Please~」から始めてOKです。

ある程度距離感がある相手で、要件をしっかり伝えたい場合は

  • I am writing to 〇〇(メールの目的)
  • I would like to 〇〇(メールの目的)

などの文章を最初に持ってくることで、不躾な印象を回避できます。

締め:日本語の「よろしくお願いします」の代わり

要件を伝えたら、最後に締めの挨拶を入れます。
圧倒的によく使う表現は以下のようなものです。

  • Thank you for 〇〇(具体的な内容)
  • Please let me know if you have any questions=ご不明点があればご連絡ください

日本語メールの場合、圧倒的に「よろしくお願いいたします」で終わることが多いと思います。
しかし英語には「よろしくお願いいたします」の直訳はないので、「Thank you」になります。
ただ「Thank you」だけだとそっけない印象になるので、感謝している場合は具体的な内容を入れましょう。例えばこんな感じです。

  • Thank you for your support on this=ご協力ありがとうございます
  • Thank you for your kind help=ご協力ありがとうございます
  • Thank you for your understanding=ご理解ありがとうございます

署名:Best regards または Thank you がおすすめ

最後の署名は、丁寧にするなら「Best regards」が良いでしょう。
かしこまった感じになるので、そういった距離感が良い相手に対して使います。

名前を合わせて記載すると、こうなります。
Best regards,
〇〇(名前)
「Best regards」のあとにカンマを打ち、改行して自分の名前を入れます。

一番汎用性が高いと思うのは「Thank you」です。
これなら堅すぎず砕けすぎないので、幅広い相手に対して使えます。

Thank you,
〇〇(名前)


なお、署名の前の文章で「Thank you」と言っている場合は2回「Thank you」が続くことになりますが、あまり気にしなくて良いです。
そこまでお礼を言う内容でもないな、と思ったらどちらかの「Thank you」だけでも大丈夫です。

自分なりの定型文を作っておこう

上記はあくまでも一例ですので、自分のスタイルに合わせて定型文を作っておきましょう。
そうすればメールの作成時間がかなり短縮されるはずです。

また、英語のメールは意外とカジュアルでOKです。
シンプルかつストレートに表現したほうが伝わりやすいです。
これは日本語のビジネスメールとはちょっと異なる点かもしれません。

私も最初はどれくらい丁寧に書けばいいのかわかりませんでしたが、距離感がつかめてからはかなり作成速度が上がりました。

↓よく使う表現については別記事にてまとめています↓

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