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英語の依頼ビジネスメールはこの1パターンでOK!ネイティブに聞いた最も汎用性の高いフレーズ

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こんにちは。英語のビジネスメールを書く中でも特に回数の多い依頼・リクエストのメール。
英語での依頼の仕方って丁寧度によってたくさんのフレーズがあって困りませんか?
そこで今回はネイティブの知人に一番汎用性の高いフレーズを聞きました。

とりあえずCould you (please) ~ ?を使っておけば間違いない

結論から言うと、「Could you~?」が一番使えるそうです。もう少し丁寧にしたいときはpleaseをつけて「Could you please ~ ?」でOK。
ネイティブの知人も、依頼・リクエストメールを書くときのほとんどはCould youを使っているとのことでした。

  • Could you send the document to me? (書類を送っていただけますか)
  • Could you share the deck with me? (資料を共有していただけますか)
  • Could you investigate this issue?(この問題を調査していただけますか)
  • Could you let me know the status of ○○? (○○の進捗を教えていただけますか)

こんな感じです。
下手にバリエーションをつけようとすると逆に失礼になる可能性があるので、不安な人はとにかく「Could you (please) ~ ?」を使っておきましょう。

ポイントは疑問形にすること

大事なのはとにかく疑問形にすることです。
ネイティブからすると、日本人の英語依頼メールは命令に感じることが多々あるそうです。その理由は、疑問形になっていないから。

  • Please ~.
  • Kindly ~.
  • It would be appreciated if you could ~.

このあたりのフレーズを使って依頼していませんか?書く側がどんなに丁寧にお願いしているつもりでも、疑問形になっていないとネイティブは「命令」と感じてしまうそうです。

もちろん、部下など、組織上あなたが指示を出す立場にある人に対してあれば、こういったフレーズを使っていいでしょう。
しかし別の部署の人や、目上の人などに疑問形でない依頼をするのは危険です。相手は断る選択肢がないと感じてしまうためです。

その他の疑問形のフレーズ

ではCould you 以外の疑問形のフレーズも見てみましょう。

Could you より丁寧または同程度の丁寧さのフレーズに「Would you ~ ?」があります。余裕のある人はこれもバリエーションとして持っておくといいでしょう。

またCould you より少しくだけたフレーズとして「Can you ~ ?」「Will you ~ ?」もあります。これは仲の良い相手だったり、相手が自分より下の立場であれば使ってOKです。
少しでも不安に感じたら使わないでおきましょう。

1つのメールで複数の依頼をするとき

とはいえ、1つのメールで複数の依頼をしなければならないとき、さすがになんどもCould you を使うのはうざったく感じるし、依頼内容もわかりづらいです。

複数依頼をするときは最初にCould you の依頼文を入れて、依頼内容をリストにしましょう。
例えばこんな感じです。

Could you do the following tasks by the end of next week? (以下のタスクを来週末までに行っていただけませんか)
・Review the data accuracy (データの正確性を確認)
・Create a report for ○○ meeting (○○ミーティングのためのレポートを作成)

もしくはもっと簡略化して、
Could you please ?
・Reset my password (パスワードをリセット)
・Grant me an access to ○○ folder (○○フォルダへのアクセスを付与)
こんな書き方でもOKです。

まとめ

英語メールに少し慣れてくると、毎回同じフレーズを使うことに抵抗を感じ始めたりします。しかし誤ったフレーズを使って失礼になるよりは、毎回同じでも適切なフレーズを使ったほうがいいです。

依頼メールの場合は「Could you ~ ?」または「Could you please ~ ?」が一番誰にでも使えるフレーズなので、迷ったらとにかくこれを使っておきましょう。

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